Comment améliorer votre gestion du temps ?

« Moi, se dit le petit prince, si j’avais cinquante-trois minutes à dépenser, je marcherais tout doucement vers une fontaine… »  
ANTOINE DE SAINT-EXUPERY

Qui a trop de temps et pas assez de choses à faire dans une journée ? Cette question ne vous a sans doute jamais traversé l’esprit, car c’est sans doute plus de temps que vous souhaiteriez dans vos journées afin d’accomplir toutes vos tâches. Alors, quoi faire pour améliorer la gestion de votre planning ? Est-ce réellement une question de temps ?

Une grande partie des méthodes de gestion du temps visent à trouver comment tout faire en moins de temps. Sauf qu’il n’est pas possible de tout faire sans s’épuiser à la tâche. Le secret réside avant tout dans les choix initiaux que nous faisons.

LES BÉNÉFICES D’UNE BONNE GESTION TEMPORELLE

Tout d’abord, voyons ce qu’une bonne gestion du temps peut avoir comme impact positif sur notre vie : elle permet d’optimiser notre temps, de gagner en productivité dans plusieurs domaines, de faire des choix et prendre les bonnes décisions. Donc de gagner en efficacité et en qualité de travail.

Une bonne gestion temporelle permet aussi d’avoir une vue d’ensemble de nos projets, une vision globale de ce que nous réalisons, et permet de se poser les bonnes questions quant aux possibles problèmes que nous pourrions rencontrer. Vous l’aurez compris, vous anticiperez mieux votre plan, et gagnerez donc du temps. De même, votre vie privée sera mieux conciliée à votre vie professionnelle.

A plus grande échelle, nous serons plus généralement satisfaits de ce que nous réalisons, il y aura une diminution du stress, et nous allons acquérir une discipline, de l’organisation, et du succès dans ce que nous entreprenons.

MAIS ALORS, COMMENT MIEUX GÉRER SON TEMPS ?

Il faut savoir que la gestion du temps nécessite de l’organisation dans son planning (encore faut il en avoir un). D’après Peter Bregman, il vous suffit de 18 minutes pour être efficace. L’organisation de votre journée doit devenir un rituel, qui est assez simple pour le suivre tous les jours, assez efficace pour ne pas vous déranger, et assez complet pour réaliser suffisamment de choses. Voici le rituel en question :

• 5 minutes le matin pour planifier votre journée : déterminez ce qui vous permettra de considérer votre journée comme réussie.
• 1 minute par heure, pour respirer et se demander ce que vous avez fait de productif durant la dernière heure. Puis regarder ce qui remplira l’heure suivante dans votre agenda. Gérer les journées une heure à la fois.
• 5 minutes le soir pour passer en revue votre journée.

 Et pour parvenir à ces 18 minutes, d’autres étapes et questions se posent avant. En voici les principaux éléments :

• Miser sur nos forces, utiliser nos faiblesses, cultiver nos différences et vivre nos passions : ici, il faut se connaître, et tenir compte de nos compétences et de notre talent ; intégrer et utiliser nos particularités, excentricités, notre manques d’assurance pour exercer une influence sur le monde, car elles pourraient bien être le secret de notre force ; ne pas gaspiller l’avantage concurrentiel en tentant de se fondre dans la masse ; et accorder plus d’importance à ce que nous aimerions faire plutôt qu’à ce que nous devrions faire.
• Définir nos priorités : il s’agit de planifier de façon stratégique ce que nous décidons de faire. Choisir 5 priorités à l’année (3 pour le travail, 2 d’ordre personnel), et tout ce que nous allons faire doit être en lien avec l’une de ces priorités. Elles doivent couvrir la majorité de nos occupations sans qu’on soit débordé. La plupart des priorités ne sont pas clairement mesurables, il ne s’agit pas d’objectifs à atteindre : il s’agit d’axes de priorités qui correspondent à ce à quoi nous voulons consacrer notre temps. Une fois nos priorités fixées, s’engager à 95% de notre temps dedans. Posez-vous la question suivante pour vous aider à trouver vos priorités : à quoi dois-je consacrer du temps (et par le fait même, ma vie) ?
• Les 5% restants : sont utilisés pour les autres choses, ce que les priorités ne peuvent pas couvrir : les tâches ménagères, les papiers obligatoires, les imprévus…
• La to do list : sur une feuille, lister tout ce que vous avez à faire qui vous passe en tête. De la plus petite chose au plus grand projet. On rassemble sur cette feuille toutes les informations sur ce qu’on doit faire, on ne garde rien en tête. Puis on regarde dans quelle priorité de l’année chaque tâche correspond (on peut les surligner de 5 couleurs différentes, pour avoir une vision d’ensemble en un clin d’œil).
• Une planification précise : se poser les simples questions pour chaque tâche : « quand » et « où ». Puis noter dans notre agenda chacune à une heure précise, en prenant soin de noter les plus difficiles, celles qui nous déplaisent, et les plus importantes en début de journée. Pourquoi ? pour réduire le temps qu’on passera à y penser. S’assurer de garder du temps, idéalement en après-midi, pour répondre aux demandes des autres et honorer les tâches de la catégorie « 5% restants ».
• La règle des 3 jours : pour les tâches qui sont sur notre liste depuis plus de 3 jours, prendre l’une des 4 mesures qui suit : le faire immédiatement, planifier plus tard, laisser tomber, faire une liste « un jour peut-être ». Cette liste consiste à inscrire les choses auxquelles nous n’arrivons pas à renoncer, jusqu’à que nous soyons prêt à le faire. Laisser un élément plus de 3 jours pourrait nuire dans l’accomplissement de ce qui doit être réellement fait.
• La liste des choses en attente : afin de ne pas se préoccuper la tête avec des informations (comme pour la to do list), inscrire si nous attendons des nouvelles de quelqu’un suite à un mail ou message vocal par exemple. Cette liste sert à ne pas oublier ce qu’on attend des autres et on peut en faire un suivi. Y inscrire une date de suivi et programmer un rappel.
• Eviter de s’éparpiller : faire plusieurs choses en même temps diminue notre productivité de 40%, car nous passons d’une tâche à l’autre rapidement, nous interrompant de façon improductive. En nous laissant moins de temps pour accomplir une tâche, nous sommes à la fois plus productifs et moins stressés, car nous n’avons d’autre choix que de nous concentrer tout de suite (par exemple, faire un devoir à la dernière minute).
• Se concentrer sur le résultat voulu : l’élément le plus important dans notre projet est le résultat, mais nous réagissons non intentionnellement aux évènements qui peuvent compromettre le résultat (par exemple, un désaccord avec une personne maitresse du projet). L’idée ici est qu’en se concentrant sur le résultat voulu, on peut choisir notre réaction en conséquence. Devant un évènement dérangeant, Bregman nous conseil de prendre un temps d’arrêt avant de réagir, et se poser la question « Quel est le résultat que j’espère obtenir ? ». Il ajoute que nos réactions ne devraient plus être en fonction du passé mais de l’avenir.

En complément de ces informations, il vous faudra aussi faire des choix et prendre de bonnes décisions. Pour vous aider, il existe des techniques pour mieux classer vos différentes possibilités : la Matrice d’Eisenhower, la technique Pomodoro, le diagramme de Gantt…

Un dernier conseil également pour passer plus facilement à l’action, c’est de décompter à partir de 5, comme pour le lancement d’une fusée. Arrivé à 1, bougez. Cette règle des 5 secondes enclenche un changement de comportement immédiat et durable. Le décompte nous aide à nous concentrer sur notre objectif ou sur l’engagement que l’on vise, ainsi qu’à éloigner les soucis, pensées et craintes qui occupent notre esprit. Le mouvement physique entraîne un changement physiologique auquel l’esprit obéit.

Vous avez maintenant les secrets pour parvenir à gérer au mieux votre temps.

« Ne renoncez jamais à un rêve juste à cause du temps qu’il faudra pour l’accomplir. Le temps passera de toute façon. »

EARL NIGHTINGALE